Устройство вооруженных сил СССР - Страница 133

133

Порядок ведения делопроизводства в полку и роте

Полковые штабы и канцелярии отдельных частей войск делятся на части: строевую и хозяйственную. Строевая переписка находится в ведении начальника штаба (или адъютанта), а хозяйственная — помощника командира полка по хозяйственной части. В подчинении у этих лиц имеются должностные лица, о которых упоминалось ранее, и на них возлагается непосредственное ведение переписки. Для ускорения делопроизводства все канцелярии снабжаются пишущими машинами, литографскими станками и пр. В каждой канцелярии должны находиться: действующие законы, приказы РВС СССР, циркуляры, уставы, дела и книги за текущий год с описью их, а также табель срочных донесений.

Строевая канцелярия (штаб): 1) ведает приемом всех поступающих бумаг в часть (входящая почта); 2) ведает учетом личного и конского состава части и ведением письменных сведений на всех служащих в части;

3) исполняет всю строевую переписку; 4) ведает рассылкой бумаг, исходящих из полка (исходящая почта); 5) ведает учетом карт и 6) ведет исторический формуляр части (пр. РВС СССР 1926 г. № 309).

В строевой канцелярии ведутся следующие книги: 1) входящие и исходящие журналы; 2) рассыльная книжка; 3) книга дежурного писаря;

4) тетрадь по учету и приходо-расходная книга приказов и циркуляров;

5) адресная книга; 6) книга нарядов на службу; 7) послужные списки; 8) журнал взысканий, налагаемых на красноармейцев; 9) санитарные билеты; 10) книга об арестованных на гауптвахте; 11) послужные карточки; 12) книга для записывания отпускных билетов; 13) книжки телеграмм и телефонограмм и 14) книга приказаний (пр. РВС СССР 1926 г., №№ 77, 136, 200, 309; 1925 г. № 277; 1924 г. № 325 458 и 1923 г. № 2431).

Прием почты производится дежурным писарем и записывается им по мере поступления в книгу дежурного писаря. Вся служебная переписка, как общее правило, принимается от дежурного писаря начальником штаба (адъютантом); бумаги с пометками "срочно" или "спешно" передаются немедленно в порядке, который установлен командиром части.

Начальник штаба принимает корреспонденцию от дежурного писаря под расписку в книге, поверяя количество и №№ пакетов. Вся переписка, адресованная на имя начальника части, распечатывается и поверяется начальником штаба, а остальная направляется тем должностным лицам, кои ведают исполнением этой переписки; так, напр., переписка, адресованная на имя помощника командира полка по хозяйственной части, принимается делопроизводителем хозяйственной части. После разборки переписки все бумаги заносятся в журнал входящих бумаг. Бумага заносится в журнал отдельной статьей, при этом указывается время получения ее, порядковый входящий номер, от кого получена, ее дата и номер; обычно краткое содержание бумаги не заносится. На самой бумаге ставится входящий штамп (штемпель), в котором должно быть указано: наименование части, дата поступления бумаги, входящий №, дело, в котором бумага будет храниться, и дата исполнёния.

По внесении во входящий журнал, бумаги передаются для исполнения должностным лицам, согласно пометок, сделанных начальником штаба, под личные их расписки, с указанием числа и месяца получения в самом журнале, а при получении спешной и срочной переписки, кроме того, должно указываться точное время получения (час и минуты).

После подбора всех необходимых справок и материалов, в назначенное время производится доклад начальнику как поступивших бумаг, так и исполненных.

Все подлежащие исполнению бумаги хранятся под ответственностью должностных лиц, в производстве у которых они находятся. Бумага считается исполненной тогда, когда возбужденный в ней вопрос разрешен окончательно, после чего на ней исполнителем делается пометка с номером дела, к которому она должна быть подшита.

Вся исходящая переписка скрепляется лицом, ведающим данным делопроизводством, и представляется начальнику для подписи (пр. РВС СССР 1925 г. № 234 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 60, 61 и 1926 г. № 57). От всех исполненных бумаг должен оставаться отпуск (копия), заверенный лицом, которое ведает данным делопроизводством, с указанием даты и фамилий лиц, подписавших подлинник. После соответствующих подписей бумага заносится особой статьей в исходящий журнал, в котором отмечается: в какое дело поступил отпуск бумаги, и какой входящий № исполняется. Исходящий журнал должен вестись общий для всей части.

На самой бумаге проставляется исходящий №, и тот же № проставляется на конверте, на котором, после того прописывается, кому и от кого бумага посылается. Если на отправляемой бумаге имеется надпись "спешно" или "срочно", то эта надпись прописывается в правом верхнем углу. При отправлении бумаг по почте, на конвертах ставится мастичная печать "для пакетов", которая не должна быть штемпелем календарного образца, употребляемого в учреждениях почтово-телеграфного ведомства для наложения на почтовые отправления (пр. РВС СССР 1925 г. № 388; 1924 г. № 789 и цирк. НКВМ 1925 г. №№ 40, 56, 61 и 86). Адресование бумаги должно соответствовать установленным наименованиям частей и учреждений и производиться без замедления. Пересылка бумаг несекретного характера допускается и без конвертов, но для этого бумага должна быть сложена таким образом, чтобы верхний и нижний край ее сходились и были заклеены, а на обратной стороне бумаги был написан адрес.

По вложении бумаги в конверт она заносится в разносную книгу, где обозначается дата отправления, № пакета и кому последний адресован, после чего бумага сдается посыльному для отправки. По возвращении посыльного, разносившего пакеты, дежурный писарь принимает от него рассыльную книжку и проверяет, все ли пакеты переданы по назначению и имеются ли расписки в их получении (пр. РВС СССР 1925 г. №№ 199, 388, 762, 957, 1172; 1924 г. № 240; 1921 г. №№ 823, 1633, 1634, 2465; 1918 г. № 110; цирк. НКВМ 1924 г. № 78 и 1925 г. №№ 40, 86, 135, 162 и 163).

133