Для учета имущества ведутся следующие книги: 1) вещевого и технического имущества, по которой учитывается состояние вещей в полковой кладовой; в нее записываются на приход все предметы вещевого и технического довольствия, и выписываются в расход вещи, выдаваемые в роты; 2) приходо-расходная книга обозно-вещевого и технического имущества, в которой содержатся сведения о наличии всего имущества, как состоящего в полковой и ротных кладовых, так и находящегося на людях; 3) такая же книга обозного имущества полковой кладовой; 4) книжка лицевого счета вещевого, обозного и технического имущества (прил. 17), служащая для учета всего имущества роты, как состоящего на руках у красноармейцев, так и находящегося в ротной кладовой (цирк. НКВМ 1926 г. № 186); 5) накладная ведомость, составляемая при всяком отправлении имущества из полка; 6) книга топлива, осветительных и прочих материалов, служащая для записи поступления их в полк и выдачи в роты; 7) приходо-расходные тетради мастерских, служащие для записи прихода и расхода материалов и изготовленных вещей; 8) книга инвентарного имущества, по которой ведется запись имущества отдельно на каждую роту и хозяйственное должностное лицо; остальные хозяйственные должностные лица ведут опись инвентаря (прил. 18).
Предметы артиллерийского довольствия отпускаются войскам натурой, один раз в год.
Взамен некоторых предметов, материалов и припасов установлены денежные отпуски.
Предметы артиллерийского довольствия должны удовлетворять требованиям технических условий, описаниям, образцам или чертежам.
Для предметов артиллерийского довольствия, кои не относятся к бессрочным, устанавливаются сроки службы, каковые отмечаются в нормах войсковых комплектов и номенклатуре. Исчисление сроков поступающих предметов на текущее довольствие войск устанавливается с 1 октября года, предшествующего поступлению в войска. Установлены также сроки хранения имущества. Орудия, зарядные ящики, специальные повозки, тракторы, танки, бронемашины и т. п. — считаются бессрочными.
Предметы, выслужившие срок, подвергаются детальному осмотру, и оказавшиеся годными оставляются для дальнейшей службы.
Ручное холодное оружие отпускается войскам в укупорке. Сборка винтовок и револьверов из запасных частей воспрещается. Запасные части к холодному оружию не отпускаются. Почетное революционное оружие, равно как и призовое, заносится в послужные списки и отпускается по распоряжению ГУРККА и составляет собственность получивших. Окончившие ВУЗ — получают оружие в частях. Все предметы вооружения и артиллерийского снаряжения не являются собственностью военнослужащих, и при переводах, увольнении в отпуск и вовсе от службы военнослужащие обязаны сдать их. Делается лишь исключение при переводах, — когда оружие может быть оставлено военнослужащему, если в новом месте ему положено таковое: оружие тогда заносится в арматурный список.
В удостоверении личности отметка делается лишь в том случае, если оружие выдано частью, а если нет, но военнослужащий имеет право ношения оружия по занимаемой должности, то часть берет имеющееся у него оружие на учет; прочим военнослужащим надлежит получать разрешение от ОГПУ на общих для всех граждан основаниях.
Для возобновления окраски материальной части повозок установлены ежегодные денежные отпуски.
Огнестрельные припасы (патроны, снаряды, заряды, ручные и ружейные гранаты) и прочие огнеприпасы (боевого назначения) отпускаются в качестве комплектных, и, сверх того, установлены отпуски для практических занятий, при чем для смотровых и показных стрельб — особые. Отпускаемые на практические стрельбы огнеприпасы поступают на освежение комплектных припасов, а неизрасходованные показываются к зачету. Холостые патроны отпускаются для учений, маневров, смотров, салютов — по мере надобности, но не свыше установленных норм и с зачетом оставшихся (пр. РВС СССР 1924 г. № 1339; 1923 г. №№ 374, 389, 1001, 1347; 1921 г. № 1215 и 1919 г. № 785).
Броневое, танковое и тракторное имущество отпускается с полным оборудованием и вооружением, а бронепоездное, кроме того, с документами для движения по железнодорожным путям.
Инструмент общего назначения отпускается натурой при сформировании войсковых частей, а дальнейшее возобновление его производится за счет денежных отпусков, специальный же инструмент отпускается всегда натурой.
Денежные отпуски по артиллерийскому довольствию на окраску, смазку, ремонт и содержание в исправности, на отточку оружия, на стрелковые и артиллерийские кабинеты, камуфляж и т. п. производятся на основании норм, объявляемых в приказах РВС Союза ССР.
Деньги зачисляются в хозяйственный фонд без сдачи остатков. В случае отказа войск, за невозможностью приобретения или необходимости централизации заготовки, необходимые предметы отпускаются натурой с удержанием денег.
Прием войсками предметов артиллерийского довольствия производится через приемщиков, командируемых частями по вызову склада; они снабжаются доверенностью, копией наряда и проездными документами в оба конца. При приеме приемщики руководствуются инструкциями, разработанными артиллерийским управлением. По прибытии приемщика имущество укупоривается, доставляется складом на станцию железной дороги (пристань) и отправляется. По прибытии на станцию назначения имущество перевозится обозом части, если расстояние не больше 13½ километров, а в противном случае перевозка производится за счет управления Начальника снабжений округа.